Barinas, 2018
Índice
·
Hoja de
trabajo
·
Ventaja
de la hoja de trabajo
·
Estructura
de la hoja de trabajo
·
Pasos
para elaborar una hoja de trabajo
HOJA DE TRABAJO CONTABLE
La hoja de trabajo es un papel de contabilidad utilizado
por los contadores para reunir en ella toda la información contable de las
actividades realizadas por la empresa durante un período determinado. Su uso no
es obligatorio, pero es un instrumento que facilita la preparación de los
ajustes y ordenar la información para la elaboración de los estados
financieros. En una herramienta de carácter interno, sólo es de uso y manejo
del contador para hacer un ordenamiento lógico de los datos, no es para uso de
la gerencia ni para ser publicada.
Ventajas de la Hoja de Trabajo
ü Permite tener a la vista todas las
cuentas utilizadas durante el ejercicio.
ü Facilita la identificación de saldos y
la determinación de asientos de ajuste.
ü Al registrar los asientos de ajuste, se
revisan todas las cuentas antes de registrarlas en los libros de contabilidad.
ü Facilita la formulación de Estados
Financieros al presentar los saldos correctos de los ingresos y egresos para
realizar el Estado de Resultados y los importes de Activo, Pasivo y Capital
Contable para elaborar el Balance General.
ESTRUCTURA
DE LA HOJA DE
TRABAJO
Tiene una estructura muy sencilla en cuanto a su diseño,
comprende varios pares de columnas que varían en número según la naturaleza de
la empresa o actividad económica a la cual se dedique. Aquí nos referimos a una
hoja de trabajo estándar para una empresa comercial. Es común en toda hoja de trabajo un
encabezamiento donde se indica:
ü Nombre de la empresa
ü El nombre expreso de Hoja de Trabajo.
ü El período del ciclo contable que cubre.
La estructura de una hoja de trabajo estándar para una
empresa comercial, comprende:
1. Una columna para escribir el nombre de las cuentas
2. Seis secciones, con par de columnas cada una para los
correspondientes débitos y créditos, con la siguiente discriminación:
ü Sección 1: Balance de Comprobación
ü Sección 2: Ajustes.
ü Sección 3: Balance de Comprobación Ajustado.
ü Sección 4: Costo de Ventas
ü Sección 5: Estado de Pérdidas y Ganancias.
ü Sección 6: Balance General.
Rayado de la hoja de Trabajo
PASOS
PARA ELABORAR UNA HOJA DE TRABAJO
1. Escriba el encabezamiento de la hoja, luego el título
de cada uno de las seis secciones, con sus respectivos DEBE y HABER, balance de
comprobación, ajustes, balance ajustado, costo de ventas, pérdidas y ganancias
y el balance general.
2. Escriba el nombre de las cuentas y anote sus saldos
en la primera sección (Balance de Comprobación), asegúrese de registrar los
saldos deudores en la columna del DEBE y los saldos acreedores en la columna
del HABER. Hecho esto, se procede a sumar
ambas columnas, cuyos totales deben ser iguales.
3. En la segunda sección (Ajustes), de la hoja de
trabajo se anotan los ajustes que sean necesarios y se preparan de modo que se
facilite su posterior registro en el libro diario general. Si los ajustes
originan cuentas que no están en el balance de comprobación original, ellas
pueden agregarse debajo del listado del balance inicial. Al terminar la
anotación de los ajustes sume cada columna, el total de la columna de los
débitos debe ser igual al total de la columna de los créditos.
4. En esta tercera sección (Balance Ajustado), se
consolidan los montos de las secciones anteriores, traslade aquí el monto de
cada cuenta del balance de comprobación, arrastrando las cifras que aparezcan
en la sección de ajustes. Sume o reste según sea el caso, y tenga cuidado de
anotar el resultado en la columna del DEBE si el saldo es deudor o en la
columna del HABER si el saldo es acreedor.
Tenga siempre presente que el saldo deudor del balance
de comprobación se suma con el respectivo cargo hecho en la sección de ajustes,
el saldo acreedor del balance de comprobación se suma con el respectivo abono
hecho en la sección de ajustes, por el contrario, se resta saldo deudor del
balance de comprobación menos el abono respectivo efectuado en la sección de ajustes.
Igualmente se resta saldo acreedor del balance de comprobación menos el
respectivo cargo realizado en la sección de ajustes. Los saldos de las cuentas
que no han sufrido ajustes se trasladan a las correspondientes columnas del
balance de comprobación ajustado, con los montos originales que contiene el
balance de comprobación inicial. Comience el procedimiento con la primera
cuenta de la hoja de trabajo y continúe, línea por línea hasta que haya pasado
todas las cuentas a las columnas de la sección del balance ajustado. Al
terminar los traslados sume cada columna para verificar que sean iguales los
totales de los débitos y los créditos.
5. Se al calcula del costo de ventas.
ü En la columna del DEBE se anota el monto de: Inventario inicial de
mercancías, las compras, fletes en compras y cualquier otro gasto en compras.
ü En la columna del HABER se anota el monto de las devoluciones,
descuentos y rebajas en compras, si existen, y el inventario de mercancías
final.
ü Se totaliza cada columna y se advierte que el resultado de las sumas no
es igual, la suma de la columna del DEBE es mayor que la suma de la columna de
HABER. La diferencia entre estas cifras constituye el costo de ventas, el cual
se anota debajo del monto obtenido en la columna del HABER para cuadrar la
sección. Este monto se traslada también al debe de la sección siguiente.
6. Se calcula las pérdidas o ganancias.
ü En la columna del DEBE se anotarán todos los gastos incluyéndole costo
dfe venta calculado en la sección 4.
ü En la columna del HABER se trasladan los montos de las cuentas de
ingresos.
ü Hecho esto, se procede a totalizar ambas columnas del mismo modo que en
la sección anterior. Se encontrará una discrepancia entre los dos resultados,
esa diferencia equivale al resultado económico alcanzado durante el ciclo
económico.
Si el total del haber es mayor que la del debe el
resultado se denomina UTILIDAD DEL EJERCICIO, en caso contrario, DEBE mayor que
HABER, el resultado se llama PERDIDAD DEL EJERCICIO. Con el propósito de
cuadrar las sumas de ambas columnas, el resultado obtenido, bien sea UTILIDAD O
PERDIDA, se agrega en la columna que tenga menor monto, con el correspondiente
señalamiento en la lista de cuentas de si se trata de una UTILIDAD o una
PERDIDA. Este monto se traslada a la sección de Balance General, al DEBE si es
PERDIDA, al HABER si es UTILIDAD.
7. Consiste en realizar el balance general:
ü En la columna del DEBE irán todas las cuentas de activo y la de PERDIDA
DEL EJERCICIO y cuenta personal si fuera este el caso, y el Inventario de Mercancías
Final.
ü En la columna del HABER se registran los montos de las cuentas de
pasivo, capital y valuación de activos, así como también la UTILIDAD DEL
EJERCICIO, si este fuere el caso. La
Hoja de Trabajo se concluye con la totalización de los saldos
de ambas columnas de esta sección, los cuales deben arrojar sumas iguales.